Một tình huống khá thường gặp trong giao dịch nhà đất là hai bên đã ký hợp đồng đặt cọc, đã giao một khoản tiền lớn và ấn định một ngày để ký hợp đồng chuyển nhượng tại tổ chức hành nghề công chứng.
Đến gần ngày hẹn, quan hệ bắt đầu căng thẳng.
Một bên lo rằng đối phương sẽ không đến. Người mua sợ chủ nhà đổi ý, bán cho người khác. Người bán lại lo người mua không còn tiền hoặc không còn muốn mua. Khi đó, một yêu cầu khá tự nhiên xuất hiện:
“Tôi mời Thừa hành viên tới văn phòng công chứng, chờ từ đầu đến cuối. Nếu bên kia không đến thì lập vi bằng để sau này chứng minh họ vi phạm hợp đồng đặt cọc, được không?”
Câu trả lời ngắn là: có thể lập vi bằng để ghi nhận những sự kiện thực tế mà Thừa hành viên trực tiếp chứng kiến. Nhưng chỉ có một vi bằng ghi nhận việc một bên có mặt, một bên không xuất hiện chưa đồng nghĩa đã chứng minh xong ai là người vi phạm hợp đồng đặt cọc.
Kho bản án vi bằng mà CHUNGCUSO đang xây dựng cho thấy điều này rất rõ.
Có vụ không lập được chứng cứ về ngày hẹn công chứng, sau này hai bên đều nói người kia vi phạm nhưng Tòa không có đủ cơ sở để tin hoàn toàn bên nào.
Có vụ đã lập vi bằng tại văn phòng công chứng, nhưng vi bằng lại được lập sau khi thời hạn đặt cọc đã hết nên không giúp chứng minh lỗi.
Có vụ việc không thể hiểu chỉ bằng một lần “ai đến – ai không đến”, bởi chuỗi tin nhắn về nhiều lần gia hạn cho thấy bức tranh hoàn toàn khác.
Và cũng có vụ một vi bằng ghi nhận lời từ chối giao dịch rất rõ ràng đã trở thành mắt xích quan trọng để Tòa xác định bên có lỗi.
Vì vậy, câu hỏi đúng không nên chỉ là:
“Có cần mời Thừa hành viên đứng chờ ở văn phòng công chứng không?”
Mà nên là:
“Trong tranh chấp đặt cọc này, những sự kiện nào phải được giữ lại để sau này có thể chứng minh bên nào thực sự làm cho hợp đồng mua bán không được giao kết?”
Vi bằng tại ngày công chứng thực sự ghi nhận được điều gì?
Theo pháp luật hiện hành từ ngày 01/7/2026, vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa hành viên trực tiếp chứng kiến. Nghị định 151/2026/NĐ-CP xác định vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án và cơ quan có thẩm quyền xem xét, nhưng đồng thời nói rất rõ: vi bằng không thay thế văn bản công chứng, chứng thực hoặc văn bản hành chính khác. Nghị định cũng yêu cầu chính Thừa hành viên phải trực tiếp chứng kiến và chịu trách nhiệm về vi bằng mình lập.
Trong một buổi hẹn ký hợp đồng chuyển nhượng, phạm vi ghi nhận vì vậy nên được hiểu rất thực tế.
Thừa hành viên có thể trực tiếp ghi nhận người yêu cầu đến địa điểm nào, vào thời điểm nào; họ mang theo những tài liệu gì có thể quan sát được; diễn biến làm việc tại địa điểm; những người thực tế xuất hiện; các cuộc gọi, tin nhắn hoặc hành vi liên hệ được thực hiện trước sự chứng kiến của Thừa hành viên; phản hồi thực tế nhận được; thời gian chờ; và những sự kiện khác diễn ra trong phạm vi chứng kiến.
Nếu người còn lại không xuất hiện trong suốt thời gian ghi nhận, vi bằng có thể mô tả thực tế Thừa hành viên không ghi nhận sự xuất hiện của người đó trong khoảng thời gian, địa điểm xác định.
Nhưng Thừa hành viên không nên đi thêm bước cuối cùng và viết:
“Bên B đã vi phạm hợp đồng đặt cọc.”
Đó là kết luận pháp lý phải được hình thành từ hợp đồng, toàn bộ chuỗi chứng cứ và việc đánh giá của cơ quan có thẩm quyền.
Sự khác biệt này rất quan trọng.
Một ngày vắng mặt chưa chắc đã đồng nghĩa với vi phạm
Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 quy định cơ chế cơ bản của đặt cọc: nếu bên đặt cọc từ chối giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc; nếu bên nhận đặt cọc từ chối thì về nguyên tắc phải trả lại tài sản đặt cọc và một khoản tương đương, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.
Nhưng để đi từ quy định đó đến kết luận “A phải mất cọc” hoặc “B phải phạt cọc”, câu hỏi quan trọng nhất thường là:
Ai thực sự từ chối hoặc có lỗi làm cho hợp đồng chính không được giao kết?
Và đây chính là nơi chứng cứ trở nên phức tạp.
Không phải cứ một người đứng ở văn phòng công chứng lúc 9 giờ sáng, người kia không có mặt, là toàn bộ tranh chấp đã được giải quyết.
Cần biết ngày đó có đúng là ngày hai bên còn nghĩa vụ phải ký hay không; địa điểm đã được thỏa thuận chưa; có việc gia hạn không; bên kia có biết và đồng ý lịch mới không; người đang có mặt đã thực sự sẵn sàng thực hiện nghĩa vụ của mình chưa; hồ sơ pháp lý của tài sản đã đủ điều kiện giao dịch chưa; việc công chứng có thể thực hiện thực tế hay không; và có nguyên nhân khách quan nào khiến giao dịch không thể hoàn tất.
Ngay Án lệ số 25/2018/AL cũng cho thấy khi nghĩa vụ không thể thực hiện do nguyên nhân khách quan, không thể máy móc áp dụng chế tài phạt cọc chỉ vì thời hạn đã trôi qua.
Kho án của CHUNGCUSO cho thấy vấn đề còn rõ hơn.
Bản án 33/2022/DS-ST: cả hai bên đều nói mình đúng, nhưng không bên nào giữ được mắt xích ngày công chứng
Trong Bản án số 33/2022/DS-ST ngày 22/9/2022 của TAND thành phố Đông Hà, tỉnh Quảng Trị, hai bên thỏa thuận ngày 28/9/2021 sẽ giao số tiền còn lại và ký hợp đồng chuyển nhượng tại phòng công chứng.
Sau đó tranh chấp phát sinh.
Bên mua nói đã liên hệ nhiều lần nhưng không liên hệ được với bên bán. Bên bán lại nói đến hạn bên mua không có mặt tại phòng công chứng.
Điểm đáng chú ý nằm trong chính nhận định của Tòa: cả hai bên đều không đưa ra được tài liệu chứng cứ để chứng minh câu chuyện của mình. Bên mua không chứng minh được mình đã liên hệ bằng cách nào, nội dung gì; còn bên bán không chứng minh được mình thực tế đã tới phòng công chứng trong khi bên kia không thực hiện thỏa thuận. Bản án còn nhắc trực tiếp đến việc không có vi bằng hoặc tài liệu xác nhận thích hợp cho tình tiết này.
Đây là một ví dụ rất sát thực tế.
Sau tranh chấp, mỗi người đều có thể nhớ một câu chuyện khác nhau.
“Tôi gọi nhưng họ không nghe.”
“Tôi tới rồi mà họ không tới.”
“Tôi vẫn muốn mua.”
“Tôi vẫn muốn bán.”
Khó khăn là Tòa án không xét xử ký ức. Tòa phải đánh giá chứng cứ.
Bộ luật Tố tụng dân sự xác định chứng cứ phải là những gì có thật được giao nộp, xuất trình hoặc thu thập theo thủ tục luật định; nguồn chứng cứ bao gồm dữ liệu điện tử và văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý do người có chức năng lập.
Nếu những gì xảy ra trong ngày hẹn quan trọng không được giữ lại, vài tháng hoặc vài năm sau sẽ rất khó tái tạo.
Nhưng Bản án 377/2023/DS-PT lại cho thấy điều ngược lại: có vi bằng vẫn có thể không đủ
Nếu chỉ đọc tới đây, người ta rất dễ rút ra kết luận:
“Vậy cứ mời Thừa hành viên đến văn phòng công chứng là chắc.”
Không phải.
Bản án số 377/2023/DS-PT ngày 05/12/2023 của TAND tỉnh Đắk Lắk là một lời cảnh báo rất đáng giá.
Trong vụ án, thời hạn đặt cọc được xác định là 45 ngày, kết thúc vào 22/8/2022. Ngày 23/8/2022, bên bán đến Văn phòng công chứng và yêu cầu Văn phòng Thừa phát lại lập Vi bằng số 65/2022/VB-TPLĐA ghi nhận mình có mặt còn phía bên kia không đến.
Xét riêng về hình ảnh bề ngoài, đây gần như đúng “mẫu” mà nhiều khách hàng hình dung: đến nơi công chứng, có Thừa hành viên, chờ đối phương, đối phương vắng mặt, lập vi bằng.
Nhưng Tòa án phúc thẩm xác định thời hạn đặt cọc đã kết thúc ngày 22/8. Khi bên bán hẹn đối phương đến vào sáng 23/8 thì nghĩa vụ theo thời hạn đặt cọc không còn như trước nữa. Từ đó, Tòa nhận định vi bằng ngày 23/8 không có giá trị chứng minh cho lỗi vi phạm mà bên lập muốn viện dẫn.
Bài học ở đây rất quan trọng:
Vi bằng có thể ghi nhận hoàn toàn đúng một sự kiện thực tế nhưng sự kiện ấy vẫn có thể không chứng minh được vấn đề pháp lý mà người yêu cầu muốn chứng minh.
Sai mắt xích thì chứng cứ dù được lập cẩn thận vẫn không giải quyết được câu hỏi chính.
Quyết định 65/2024/DS-GĐT: một buổi chờ công chứng có thể nhỏ hơn cả chuỗi thương lượng trước đó
Quyết định giám đốc thẩm số 65/2024/DS-GĐT ngày 04/9/2024 của TAND cấp cao tại Đà Nẵng cho thấy một lớp phức tạp khác.
Hợp đồng ban đầu dự kiến công chứng ngày 26/3/2022. Nhưng sau đó phát sinh nhiều lý do và nhiều lần các bên trao đổi, dời lịch.
Đáng chú ý, một bên đã lập vi bằng ngày 13/4/2023 để ghi nhận chuỗi tin nhắn Zalo liên quan quá trình hẹn, trì hoãn và tiếp tục thương lượng.
Khi đọc toàn bộ các tin nhắn này, cấp giám đốc thẩm nhận thấy câu chuyện không đơn giản như nhận định trước đó rằng lỗi hoàn toàn thuộc về một phía. Nội dung trao đổi cho thấy các lần hẹn, các lần vắng mặt và cách hai bên ứng xử trong suốt quá trình cần được xem xét cùng nhau.
Điều này cho thấy một nguyên tắc rất thực tế:
Ngày ra công chứng chỉ là một điểm trên dòng thời gian của hợp đồng.
Nếu trước đó hai bên đã nhiều lần gia hạn, đổi lịch, chấp nhận việc chậm trễ, gửi tin nhắn khác với nội dung hợp đồng ban đầu hoặc cùng góp phần làm giao dịch kéo dài, thì chỉ ghi nhận một khoảnh khắc cuối cùng có thể chưa phản ánh được toàn bộ câu chuyện.
Bản án 102/2026/DS-PT: đôi khi lời từ chối trực tiếp còn quan trọng hơn việc đứng chờ
Một bản án rất mới trong kho dữ liệu là Bản án số 102/2026/DS-PT ngày 04/02/2026 của TAND tỉnh Đồng Nai.
Các bên cũng tranh chấp hợp đồng đặt cọc chuyển nhượng đất và đã trải qua nhiều lần hẹn.
Ở đây có một chi tiết chứng cứ rất rõ: vi bằng ghi nhận cuộc nói chuyện điện thoại ngày 28/11/2021. Trong cuộc trao đổi, phía mua hỏi khi đã đủ tiền thì bên bán có đồng ý tiếp tục giao dịch hay không; bên bán trả lời trực tiếp rằng không đồng ý giao dịch nữa.
Tòa phúc thẩm đặt nội dung này trong tổng thể các tài liệu khác và xác định phía bị đơn có lỗi trong việc không thực hiện cam kết.
Đây là một trường hợp đáng suy nghĩ.
Một Thừa hành viên đứng chờ hai giờ tại văn phòng công chứng có thể ghi nhận sự không xuất hiện.
Nhưng một cuộc trao đổi được bảo toàn đúng cách đôi khi lại ghi nhận trực tiếp hơn điều tranh chấp cần làm rõ:
Bên đó có còn muốn thực hiện giao dịch hay đã tuyên bố từ chối?
Không phải lúc nào chứng cứ “hoành tráng” hơn cũng là chứng cứ đánh trúng vấn đề hơn.
Vì vậy, trước khi lập vi bằng chờ công chứng, cần kiểm tra cả chuỗi chứng cứ
Từ các bản án trên, có thể rút ra một cách tiếp cận thực tế. Trước ngày công chứng, đừng chỉ chuẩn bị một người đứng chờ. Nên kiểm tra ít nhất các mắt xích sau:
-
Hợp đồng đặt cọc quy định chính xác điều gì? Ngày, giờ, địa điểm, nghĩa vụ thanh toán, nghĩa vụ chuẩn bị giấy tờ, điều kiện ký hợp đồng chính và chế tài được thỏa thuận ra sao?
-
Ngày công chứng sắp tới có thật sự là ngày ràng buộc hai bên không? Đó là ngày trong hợp đồng, ngày đã được hai bên gia hạn, hay chỉ là lịch do một bên tự gửi?
-
Bên yêu cầu lập vi bằng đã sẵn sàng thực hiện nghĩa vụ của chính mình chưa? Nếu là người mua thì vấn đề thanh toán ra sao; nếu là người bán thì tài sản và hồ sơ có thực sự đủ điều kiện để giao dịch?
-
Đối phương đã được thông báo và có dấu hiệu chấp nhận lịch hẹn chưa? Tin nhắn, email, cuộc gọi, giấy hẹn và các trao đổi trước đó có thể quan trọng ngang với buổi làm việc tại công chứng.
-
Ngày hôm đó thực tế xảy ra những gì? Ai đến, lúc nào, chờ bao lâu, có liên hệ đối phương không, phản hồi gì, tổ chức hành nghề công chứng có tiếp nhận hồ sơ hay phát sinh trở ngại gì?
-
Có yếu tố khách quan làm giao dịch không thể hoàn thành hay không? Hồ sơ tài sản, tình trạng pháp lý, thủ tục hành chính, sức khỏe, sự kiện bất khả kháng hoặc một nguyên nhân khác có thể làm thay đổi việc quy lỗi.
-
Sau ngày hẹn, các bên nói và làm gì? Một tin nhắn thừa nhận, một đề nghị gia hạn, một lời từ chối tiếp tục giao dịch hoặc việc bán tài sản cho người khác có thể hoàn thiện bức tranh mà buổi chờ công chứng chưa thể hiện hết.
Đây không phải checklist để Thừa hành viên quyết định ai vi phạm. Ngược lại, mục đích của nó là tách phần ghi nhận sự kiện khỏi phần đánh giá trách nhiệm.
Một lỗi thực tế: yêu cầu vi bằng “xác nhận bên kia vi phạm”
Khi tiếp nhận hồ sơ, cách khách hàng diễn đạt yêu cầu thường là:
“Anh lập vi bằng chứng minh người này vi phạm cọc cho tôi.”
Đây chưa phải cách đặt yêu cầu tốt.
Vi bằng không phải một bản án thu nhỏ.
Cách tổ chức hợp lý hơn là xác định những sự kiện có thể trực tiếp ghi nhận: thời điểm có mặt, hồ sơ được mang đến, quá trình liên hệ, nội dung phản hồi, diễn biến tại địa điểm và các dữ liệu liên quan.
Sau đó luật sư, các bên và cuối cùng là Tòa án sẽ ghép các sự kiện ấy với hợp đồng và các chứng cứ khác để đánh giá trách nhiệm.
Bản án 33/2022 cho thấy thiếu chứng cứ ở đúng ngày cần chứng minh có thể làm cả hai bên lúng túng.
Bản án 377/2023 cho thấy có vi bằng nhưng lập cho một ngày không còn ràng buộc vẫn không giải quyết được vấn đề.
Quyết định 65/2024 cho thấy không thể bỏ chuỗi thương lượng để chỉ nhìn một thời điểm.
Bản án 102/2026 lại cho thấy một nội dung từ chối rõ ràng được bảo toàn bằng vi bằng có thể trở thành mắt xích rất mạnh khi phù hợp với những chứng cứ khác.
Đó là lý do CHUNGCUSO luôn lưu ý: không phải hỏi “có vi bằng là đủ không?”, mà phải hỏi “vi bằng này đang giữ được mắt xích nào của vấn đề cần chứng minh?”
Bạn có thể xem thêm các bản án gốc và phân tích liên quan tại Thư viện bản án về vi bằng và chứng cứ, hoặc xem trước quy trình lập vi bằng để hiểu cách một yêu cầu được tiếp nhận và tổ chức ghi nhận.
Khi nào nên liên hệ Thừa hành viên trước ngày công chứng?
Nếu hợp đồng đặt cọc có giá trị lớn và quan hệ giữa hai bên đã xuất hiện dấu hiệu bất ổn, thời điểm phù hợp để trao đổi không phải là khi đã đứng trước cửa phòng công chứng mà đối phương chưa tới.
Nên trao đổi trước để xác định đúng ngày, đúng nghĩa vụ và đúng phạm vi sự kiện cần ghi nhận.
Một hồ sơ ban đầu thường chỉ cần hợp đồng đặt cọc, các phụ lục/thỏa thuận gia hạn nếu có, giấy tờ thể hiện lịch hẹn và chuỗi trao đổi gần ngày công chứng. Từ đó mới có thể đánh giá việc lập vi bằng tại hiện trường có thực sự hữu ích hay cần bảo toàn thêm nguồn chứng cứ khác.
Điều quan trọng nhất: vi bằng không tạo ra hành vi vi phạm. Nó chỉ giúp giữ lại những sự kiện có thật để sau này hành vi của các bên có cơ sở được xem xét trong tổng thể chứng cứ.
Tham khảo thêmNội dung liên quan
Khi nào nên trao đổi trực tiếp với người thực hiện?
Từ dữ liệu số (tin nhắn Zalo, bài viết Facebook, Email...) đến hiện trạng nhà đất, công trình hoặc giao dịch, chứng cứ thường cần được nhìn như một hệ thống: nguồn ở đâu, ai liên quan, ngữ cảnh nào, dữ liệu có còn nguyên vẹn và còn thiếu mắt xích gì. Ảnh chụp màn hình hoặc video tự quay vẫn có thể là tài liệu hữu ích, nhưng giá trị của chúng phụ thuộc vào cách xác định nguồn, chủ thể, ngữ cảnh và tính toàn vẹn trong từng vụ việc.
by Đức Hoài
